Comment fonctionne la Gestion Électronique de Documents ?

La GED ou la Gestion Électronique de Documents

Libérez-vous des documents papiers et gagnez un temps précieux !

Quel chef d’entreprise n’est-il pas confronté à un surcroit de tâches administratives ?

Cette quantité de travail peut être écrasante et chronophage ! Malgré votre assiduité à classer, archiver vos documents, vous n’êtes pas à l’abri d’erreurs et d’oublis !

Accédez à toute information documentaire de votre entreprise à n’importe quel moment et de tout support.

Quoi de plus professionnel que de répondre à un client de manière instantanée en accédant facilement à son document.

Il existe une solution de gestion électronique à utiliser, un véritable assistant informatique, pour vous aider, vous simplifier la vie et surtout vous faire gagner un temps précieux.

Définition de la GED

Cet environnement est un système informatique destiné à gérer, stocker tout type de document et en disposer à tout moment.

Son fonctionnement

Ce logiciel de gestion de document simple et intuitif vous permet de :

• Attribuer automatiquement les documents aux bons dossiers.
  • Numériser ou glisser-déposer votre document dans la GED et ce dernier sera classé au bon endroit. Cela grâce à une intelligence artificielle intégrée à votre GED.
• Archiver les documents pendant toute la durée de conservation légale.
  • Gardez une trace électronique de vos documents avec l’archivage automatisé.
• Intégrer différents types de sauvegardes pour protéger votre bibliothèque documentaire.
  • Sauvegardez toute votre bibliothèque documentaire dans le système, que cela soit en local ou sur un cloud.
• Accéder à différente version d’un document.
  • Avec le versioning, retrouvez votre document dans ces différentes versions.
• Créer votre propre moteur de recherche en scannant les informations (données) sur les documents.
  • Le moteur de recherche intégré à la GED est le même que celui de Google. Tapez l’information voulue dans la barre de recherche et vous accédez à votre document numérisé.
• Horodater, certifier et tamponner tous vos documents.
  • Besoin de prouver, certifier la réception ou l’envoi d’un document avec la GED cela est possible.
• Envoyer vos documents aux autres utilisateurs, employés, partenaires (fournisseurs, comptables) de manière automatisée.
  • Libérez-vous des courriers postaux ou du temps passés à utiliser votre messagerie avec l’automatisation des envois.
• Consulter vos documents depuis n’importe quel endroit et support (ordinateur, smartphone et tablette).
  • Une question chez un client ou sur un chantier, aucun soucis, vous avez un accès à vos documents.

Les avantages de la GED

Un véritable assistant qui ne se trompe jamais !

• Sécurisation de vos documents.
  • Stockez vos fichiers en interne sur le site de votre entreprise à l’aide de notre coffre-fort numérique.
• Suivi en temps réel des processus internes
  • Gardez un œil sur vos factures, devis, contrats en cours.
• Un moyen de communication privé.
  • Envoyez des messages et des documents de manière instantanée avec une messagerie interne.
• Validation de vos tâches.
  • Confirmez vos différentes actions (étude, devis, SAV) à l’aide de Workflow intégré.
• Envoi automatique de vos documents.
  • Faites parvenir de manière automatisée vos documents à vos fournisseurs, comptable et partenaires.
• Horodatage externalisé.
  • Prouvez le dépôt et l’envoi d’un document qui fait foi légalement.
• Confirmation de réception et de lecture
  • Restez informé sur le statut de tous les documents envoyés depuis votre messagerie.

Comme pour toute évolution au sein d’une entreprise, tout doit être préparé en amont.

Mon partenaire et son équipe vous accompagnera dans la mise en place de cette solution de gestion électronique de documents. 

La GED en détail

Découvrez une solution sur mesure

La GED (gestion électronique de documents) est bien plus qu’un simple classeur numérique !

C’est aussi un outil puissant qui contient de nombreuses fonctions quotidiennes importantes et nécessaires pour vous libérer de nombreuses tâches chronophages.

Chaque utilisateur y trouve sa place et améliore le rendu organisationnel à l’aide de ses différents modules intégrés ou optionnels.

Un tableau de bord pour tout savoir 

Presque tous les logiciels, applications ou modules de gestion de documents disposent d’un tableau de bord qui résume toutes les informations dont vous avez besoin et que vous utilisez au quotidien.

• Facturation tardive.
• Échéance d’un contrat d’assurance.
• Une tâche effectuée dans le cadre d’un projet impliquant plusieurs parties prenantes.
• Un rendez-vous à ne pas manquer.
• Un rappel important pour une réunion.
• La fin d’un contrat de travail de l’un de vos salariés.

Complètement personnalisable, il vous permettra en coup d’œil de démarrer votre journée dans les meilleures conditions.

À chacun son dossier et ses accès.

Un organigramme parfaitement établi pour réduire les erreurs de manipulations.

Chaque utilisateur, qu’ils ou elles soient secrétaires, commerciaux, vendeurs, employés, comptables, aura accès à sa propre interface de manière sécurisé et avec des niveaux différents d’administration.

• Sécurisation des accès vers votre GED avec différents niveaux d’autorisations :
  • Lecture.
  • Lecture et écriture.
  • Lecture, écriture et suppression.
• Rapport de consultation de chaque employé avec horodatage.

Une traçabilité de chaque action effectuée par vos collaborateurs. 

Communiquez entre vous.

Plus besoin de courir, appeler ou convoquer votre collaborateur. Envoyez-lui un message ou déposez un document dans sa banette numérique.

Grâce à un système de communication intégré (email, chat) vous pourrez aisément dispatcher vos directives et ainsi de suite selon la hiérarchie de votre entreprise.

• Chaque utilisateur dispose d’une banette numérique qui stocke les messages, les pense-bêtes et les documents de travail qui leur sont destinés.
• Un module de chat est présent aussi afin de réduire les déplacements entre bureaux ou éviter les appels téléphoniques.

Un outil d’une efficacité redoutable qui vous fera gagner un temps précieux.

Connexion avec vos partenaires du quotidien.

Donnez un accès à vos documents avec votre comptable, fournisseur, client et prospect.

• Scannez ou glissez-déposez vos factures, notes directement dans votre GED et ils sont automatiquement envoyés à votre expert-comptable.
• Envoyez vos bons de commandes à vos différents fournisseurs.
• Réglez de manière récurrente vos factures (EDF, Téléphonie, Internet, location de véhicule)

Donnez un accès sécurisé à vos partenaires pou récupérer vos documents.

Une sauvegarde sécurisée

Ne perdez aucun fichier grâce à notre coffre-fort numérique, étudié pour stocker en toute sécurité toutes vos données.

Résistant au feu, aux explosions, à l’humidité, aux perturbations électromagnétiques, notre coffre-fort numérique a passé avec succès de nombreuses certifications.

Il est équipé de deux disques durs configurés en RAID 1, pour avoir une copie exacte de vos données en cas de besoin.

C’est la garantie d’avoir un accès à vos données constant, et cela, dans n’importe quelle situation.

Une offre en constante évolution.

Profitez de mises à jour régulières, optimisation du système, ajout de fonctionnalités et optimisations.

• Travail collaboratif avec un Workflow divisé en différentes taches et intervenants.
• La signature électronique qui validera un devis, bon de commande ou le paiement d’une facture.
• La création de tampon personnalisable (payé, en cours, envoyé, archivé) qui en un coup d’œil vous permettra de connaitre le statut d’un document.
• Bien d’autres modules

C’est l’outil de gestion dont vous ne pourrez plus vous passer. 

Mise en place

Imaginez une grande armoire ou vous rangez habituellement tous vos classeurs !

La Gestion Électronique de Documents se présente de la même manière.

Nous configurons votre G.E.D. selon votre organisation habituelle.

À l’aide des nombreuses fonctionnalités citées ci-dessus, vous retrouverez sans aucunes difficultés vos documents.

Une obligation légale

Dans le cadre de la transition numérique initiée par le gouvernement, l’archivage électronique de documents (factures) deviendra une obligation légale en 2024.

Autant, vous y préparer en amont pour éviter le rush de fin 2023.

Les sanctions en cas de non-respect de cette obligation sont les suivantes :

• 15 € par facture non dématérialisée
• 250 € par facture en cas de refus de transmission aux services fiscaux.

Démo gratuite !

Vous avez besoin d’en savoir plus, nous sommes là pour vous présenter toutes les fonctionnalités de cette G.E.D. et vous permettre d’avoir une gestion documentaire de votre entreprise parfaite.