La gestion électronique des documents ?

La Gestion Électronique de Documents

Gagnez un temps précieux !

Quel chef d’entreprise n’est-il pas confronté à un surcroit de travail administratif ?

Cette quantité de travail peut être écrasante et chronophage !

Malgré votre assiduité, vous n’êtes pas à l’abri d’erreurs et d’oublis !

Il existe une solution, un véritable assistant informatique, pour vous aider, vous simplifier la vie et surtout vous faire gagner un temps précieux.

animation a quoi sert la gestion électronique de documents

1. Définition de la gestion électronique de documents

Cet environnement est un système informatique destiné à gérer, stocker et disposer de tous les documents de l’entreprise.

Cet outil simple et intuitif qui permet de :

  • Attribuer automatiquement les documents aux bons dossiers.
  • Archiver les documents pendant toute la durée de conservation légale.
  • Intégrer différents types de sauvegardes pour protéger votre bibliothèque documentaire.
  • Créer votre propre moteur de recherche en scannant les informations (données) sur les documents.
  • Horodater, certifier et tamponner tous vos documents.
  • Envoyer vos documents aux employés, partenaires (fournisseurs, comptables) de manière automatisée.
  • Consulter vos documents depuis n’importe quel endroit et support (ordinateur, smartphone et tablette).

UN VÉRITABLE ASSISTANT DOCUMENTAIRE QUI NE SE TROMPE JAMAIS !

2. QUELS SONT LES AVANTAGES ?

  • Sécurisation de votre bibliothèque documentaire de l’entreprise grâce au suivi numérique, que ce soit sur site (serveur) ou dans le Cloud.
  • Suivi en temps réel des processus internes (facturation, offres, projets, communications).
  • Réponses instantanées aux questions sur les factures, les contrats ou les appels d’offres.
  • Un moyen de communication privé, propre à l’entreprise.
  • Validation de vos projets à chaque étape avec des Workflows intégrés.
  • Envoi automatique des pièces comptables.
  • Horodatage qui fait foi légalement sur la date à laquelle un document a été remis ou envoyé par la Poste.
  • Confirmation de réception et de lecture de tous les documents envoyés depuis votre messagerie.
  • Bien plus encore.

Comme pour toute évolution au sein d’une entreprise, tout doit être bien préparé en amont. Votre partenaire de la gestion électronique de documents dispose d’une équipe dédiée pour vous aider à configurer votre GED en fonction de votre routine quotidienne.

3. UN OUTIL AVEC PLUSIEURS FONCTIONS.

La GED (gestion électronique de documents) est bien plus qu’un simple classeur numérique !

C’est aussi un outil puissant qui contient de nombreuses fonctions quotidiennes importantes et nécessaires pour vous libérer de nombreuses tâches chronophages.

Chaque utilisateur y trouve sa place et améliore le rendu organisationnel à l’aide de ses différents modules intégrés ou optionnels.

3.1 UN TABLEAU DE BORD POUR TOUT SAVOIR

COMPRÉHENSION EN TEMPS RÉEL DU STATUT DE L’ENTREPRISE.

Presque tous les logiciels, applications ou modules de gestion de documents disposent d’un tableau de bord qui résume toutes les informations dont vous avez besoin et que vous utilisez au quotidien.

  • Facturation tardive.
  • Échéance d’un contrat d’assurance.
  • Une tâche effectuée dans le cadre d’un projet impliquant plusieurs parties prenantes.
  • Un rendez-vous à ne pas manquer.
  • Un rappel important pour une réunion.
  • La fin d’un contrat de travail de l’un de vos salariés.

Ce tableau de bord complètement personnalisable vous permettra en un coup d’œil d’entamer votre journée dans les meilleures conditions.

3.2 À CHACUN SON POSTE ET SES ACCÈS

UN ORGANIGRAMME PARFAITEMENT ÉTABLI AFIN DE RÉDUIRE AU MAXIMUM LES ERREURS DE MANIPULATIONS

Chaque collaborateur, qu’ils ou elles soient secrétaires, commerciaux, vendeurs, employés, comptables, aura accès à sa propre interface de manière sécurisé et avec des niveaux différents d’administration.

  • Sécurisation des accès vers votre GED (Gestion Électronique de Documents) avec différents niveaux d’autorisations :
    • Lecture.
    • Lecture et écriture.
    • Lecture, écriture et suppression.
  • Rapport de consultation de chaque employé avec horodatage.

Une traçabilité des utilisations par chaque intervenant de votre GED. Plus personne ne pourra prétendre qu’ils n’ont pas eu accès à l’information et à la tache qu’ils leur était destinée.

3.3 LA COMMUNICATION ENTRE TOUS

AMÉLIOREZ LA COMMUNICATION ENTRE VOS COLLABORATEURS !

Grâce à un système de communication intégré (email, chat) vous pourrez aisément dispatcher vos directives et ainsi de suite selon la hiérarchie de votre entreprise.

  • Chaque utilisateur dispose d’une banette numérique qui stocke les messages, les pense-bêtes et les documents de travail qui leur sont destinés.
  • Un module de chat est présent aussi afin de réduire les déplacements entre bureaux ou éviter les appels téléphoniques.

Un outil d’une efficacité redoutable qui vous fera gagner un temps précieux en matière de communication interne entre chaque collaborateur.

3.4 LIAISON EN TEMPS RÉEL AVEC VOS PARTENAIRES

PARTAGER AVEC VOS PARTENAIRES Tous LES DOCUMENTS QUI Leur SONT RÉSERVÉS

  • Scannez ou glissez-déposez vos factures, notes directement dans votre GED et ils sont automatiquement envoyés à votre expert-comptable.
  • Envoyez vos bons de commandes à vos différents fournisseurs.
  • Réglez de manière récurrente vos factures (EDF, Téléphonie, Internet, location de véhicule)

Un gain de temps inestimable sur la gestion administrative de votre entreprise et avec la certitude la bonne réception et lecture de vos documents.

3.5 UNE OFFRE À COMPLÉTER À LA DEMANDE ET EN CONSTANTE ÉVOLUTION

LES ÉDITEURS DE GED VOUS PROPOSENT EN OPTION DE NOMBREUX MODULES ADDITIONNELS.

  • Travail collaboratif avec un Workflow divisé en différentes taches et intervenants.
  • La signature électronique qui validera un devis, bon de commande ou le paiement d’une facture.
  • La création de tampon personnalisable (payé, en cours, envoyé, archivé) qui en un coup d’œil vous permettra de connaitre le statut d’un document.
  • Bien d’autres modules

C’est l’outil qui deviendra indispensable à votre société et qui vous libérera l’esprit pour vous concentrer sur le développement, le management et la performance de votre entreprise.

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