À QUOI SERT LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS ?

LE MONDE DE L’ENTREPRISE ÉVOLUE CONSTAMMENT ET DOIT RÉPONDRE À DE NOUVEAUX STANDARDS.

QUE DEVIENT UNE ENTREPRISE, SA VALEUR, SA CAPACITÉ À REBONDIR EN CAS DE PERTE DE TOUT SES DOCUMENTS (FACTURES, CONTRATS, PROJETS) ?

DANS CET ARTICLE JE VAIS VOUS EXPLIQUER POURQUOI VOUS EN TANT QUE CHEF D’ENTREPRISE VOUS DEVEZ ABSOLUMENT VOUS MODERNISER EN ADOPTANT « LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS ».

LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS
animation a quoi sert la gestion électronique de documents

UNE CHARGE DE TRAVAIL EXPONENTIELLE QUE CELLE DE GÉRER AU QUOTIDIEN LES DIFFÉRENTS PAPIERS (COURRIER, FACTURES, CONTRATS, PROJETS,ETC…)

QUEL CHEF D’ENTREPRISE N’EST PAS CONFRONTÉ À UN SURCROIT DE TRAVAIL EN MATIÈRE DE GESTION ADMINISTRATIVE ?

Cette charge de travail est immense si vous voulez être en règle en matière de gestion administrative.

Malgré votre assiduité, vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur ou d’un oubli !

IL EXISTE UNE SOLUTION, UN VRAI ASSISTANT INFORMATIQUE QUI SERA LÀ POUR VOUS ÉPAULER, VOUS SIMPLIFIER LA VIE ET SURTOUT VOUS FAIRE GAGNER UN TEMPS PRÉCIEUX.

DE PLUS EN PLUS DE PAPIERS À GERER AU QUOTIDIEN

1. DÉFINITION DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS.

Cet environnement est un système informatique qui a pour but de gérer, stocker et sauvegarder toute la documentation de l’entreprise.

C’est un outil simple et intuitif qui vous permettra de :

  • Classer automatiquement vos documents dans le bon dossier.
  • Archiver vos documents durant toute la durée légale de conservation.
  • De sécuriser votre bibliothèque documentaire en y intégrant différents types de sauvegardes.
  • Scanner les informations (datas) présentes sur vos documents et de créer votre propre moteur de recherche.
  • Disposer à tout moment de vos documents sur tout support (smartphone, tablette et PC).
  • Horodater, certifier et de tamponner tous vos documents.
  • De transmettre tout document à des collaborateurs, partenaires (fournisseurs, comptables) et cela de manière automatisée.

Un vrai assistant documentaire qui ne fera jamais d’erreur !

Fini les impressions coûteuses et chronophages, la gestion électronique de documents vous permettra de faire des économies. Et vous rendra un peu plus éco-responsable, ce qui est toujours bon pour la planète !

2. QUELS EN SONT LES AVANTAGES ?

Comme toute révolution au sein d’une entreprise, il faut bien tout préparer à l’avance. Les acteurs de la gestion électronique de documents disposent d’équipes dédiées pour vous aider à structurer votre GED en fonction de vos habitudes quotidiennes.

Vous profiterez d’une formation, d’un suivi et d’une assistance à tous moments.

 

  • Sécurisation de votre bibliothèque documentaire de l’entreprise en gardant une trace numérique, qu’elle soit en local (serveur) ou/et en Cloud.
  • Suivi en temps réel de vos processus internes (facturation, devis, projets, communications).
  • Une réponse instantanée en cas de questionnement sur une facture, un contrat ou un appel d’offre.
  • Un moyen de communication interne propre à l’entreprise.
  • Une validation de vos projets à chaque étape avec le Workflow intégré.
  • Un envoi automatisé de vos documents comptables.
  • Un horodatage vous permettant de faire foi légalement sur la date de remise ou d’envoi d’un document.
  • L’accusé de bonne réception et de lecture et de tous vos documents envoyés par votre messagerie.
  • Bien plus encore.

3. UN OUTIL AUX MULTIPLES FONCTIONNALITÉS.

Une GED (Gestion Électronique de Documents) ce n’est pas seulement un grand classeur numérique ! C’est aussi un outil performant qui intègre de nombreuses fonctionnalités vitales et nécessaires au quotidien pour vous libérer de nombreuses taches chronophages.

Chaque utilisateur y trouvera sa place et améliorera son rendu organisationnel avec l’aide de ses différents modules intégrés ou en option sur certaines GED.

3.1 UN TABLEAU DE BORD POUR TOUT SAVOIR

RESTEZ INFORMÉ EN TEMPS RÉEL DE LA SITUATION DE VOTRE ENTREPRISE

Les logiciels, applications ou modules de gestion électronique de documents disposent presque tous d’un tableau de bord qui synthétise toutes les informations nécessaires et utiles au quotidien.

  • Facturation en retard.
  • Échéance d’un contrat d’assurance.
  • Une tâche réalisée dans le cadre d’un projet qui intègre plusieurs intervenants.
  • Un Rendez-Vous à ne surtout pas rater.
  • Un rappel important pour une réunion.
  • La fin d’un contrat de travail de l’un de vos salariés.

Ce tableau de bord complètement personnalisable vous permettra en un coup d’œil d’entamer votre journée dans les meilleures conditions.

3.2 À CHACUN SON POSTE ET SES ACCÈS

UN ORGANIGRAMME PARFAITEMENT ÉTABLI AFIN DE RÉDUIRE AU MAXIMUM LES ERREURS DE MANIPULATIONS

Chaque collaborateur, qu’ils ou elles soient secrétaires, commerciaux, vendeurs, employés, comptables, aura accès à sa propre interface de manière sécurisé et avec des niveaux différents d’administration.

  • Sécurisation des accès vers votre GED (Gestion Électronique de Documents) avec différents niveaux d’autorisations :
    • Lecture.
    • Lecture et écriture.
    • Lecture, écriture et suppression.
  • Rapport de consultation de chaque employé avec horodatage.

Une traçabilité des utilisations par chaque intervenant de votre GED. Plus personne ne pourra prétendre qu’ils n’ont pas eu accès à l’information et à la tache qu’ils leur était destinée.

3.3 LA COMMUNICATION ENTRE TOUS

AMÉLIOREZ LA COMMUNICATION ENTRE VOS COLLABORATEURS !

Grâce à un système de communication intégré (email, chat) vous pourrez aisément dispatcher vos directives et ainsi de suite selon la hiérarchie de votre entreprise.

  • Chaque utilisateur dispose d’une banette numérique qui stocke les messages, les pense-bêtes et les documents de travail qui leur sont destinés.
  • Un module de chat est présent aussi afin de réduire les déplacements entre bureaux ou éviter les appels téléphoniques.

Un outil d’une efficacité redoutable qui vous fera gagner un temps précieux en matière de communication interne entre chaque collaborateur.

3.4 LIAISON EN TEMPS RÉEL AVEC VOS PARTENAIRES

PARTAGER AVEC VOS PARTENAIRES Tous LES DOCUMENTS QUI Leur SONT RÉSERVÉS

  • Scannez ou glissez-déposez vos factures, notes directement dans votre GED et ils sont automatiquement envoyés à votre expert-comptable.
  • Envoyez vos bons de commandes à vos différents fournisseurs.
  • Réglez de manière récurrente vos factures (EDF, Téléphonie, Internet, location de véhicule)

Un gain de temps inestimable sur la gestion administrative de votre entreprise et avec la certitude la bonne réception et lecture de vos documents.

3.5 UNE OFFRE À COMPLÉTER À LA DEMANDE ET EN CONSTANTE ÉVOLUTION

LES ÉDITEURS DE GED VOUS PROPOSENT EN OPTION DE NOMBREUX MODULES ADDITIONNELS.

  • Travail collaboratif avec un Workflow divisé en différentes taches et intervenants. 
  • La signature électronique qui validera un devis, bon de commande ou le paiement d’une facture.
  • La création de tampon personnalisable (payé, en cours, envoyé, archivé) qui en un coup d’œil vous permettra de connaitre le statut d’un document.
  • Bien d’autres modules

C’est l’outil qui deviendra indispensable à votre société et qui vous libérera l’esprit pour vous concentrer sur le développement, le management et la performance de votre entreprise.

Retrouvez le gout de votre métier en profitant d'une ged qui vous liberera d'un travail administratif souvent lourd

AVEC LA GED, REVENEZ À L’ESSENTIEL !

Libérez-vous des contraintes administratives. Libérez-vous de toutes ses choses à penser et à ne pas oublier même à la maison (je suis à mon compte, je sais de quoi je parle :))

Gagnez du temps, donc forcément de l’argent en investissant dans une GED.

Vous voulez en savoir plus, contactez-moi !